Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną z mocy ustawy AML — musi prowadzić ocenę ryzyka, identyfikować klientów (KYC) i beneficjentów rzeczywistych, monitorować transakcje i raportować do GIIF. Pomagamy wdrożyć procedury proporcjonalne do skali działalności, przeszkolić zespół i przygotować się na kontrolę GIIF.
Tak — biura rachunkowe są wymienione wprost w art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy AML jako podmioty zobowiązane stosować środki bezpieczeństwa finansowego. Status nie zależy od formy prawnej (JDG, spółka), tylko od faktycznie wykonywanej działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub doradztwa podatkowego (w określonym zakresie).
Pisemny dokument identyfikujący czynniki ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z działalnością biura. Aktualizacja minimum co 2 lata lub w razie istotnej zmiany.
Podstawa prawna: art. 27 ustawy AML
Dokument opisujący zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (KYC, monitorowanie transakcji, raportowanie do GIIF), podział obowiązków, sposób zgłaszania nieprawidłowości.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML
Identyfikacja i weryfikacja klienta oraz jego beneficjenta rzeczywistego (UBO) przed nawiązaniem relacji. Dla spółek — sprawdzenie zgodności z CRBR; rozbieżności zgłaszamy do GIIF.
Podstawa prawna: art. 33–37 i art. 61a ustawy AML
Analiza transakcji klientów pod kątem zgodności z profilem i wiedzą o nim. Sygnałem alarmowym są m.in. transakcje nietypowe dla branży klienta, brak ekonomicznego uzasadnienia, wpłaty/wypłaty gotówkowe wysokiej wartości.
Podstawa prawna: art. 43 ustawy AML
Zawiadomienie o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu — niezwłocznie, najpóźniej w 2 dni robocze od potwierdzenia podejrzenia. Dla planowanej transakcji — przed jej wykonaniem.
Podstawa prawna: art. 74 i art. 86 ustawy AML
Szkolenie z zakresu AML/CFT dla wszystkich pracowników wykonujących obowiązki ustawowe — przed dopuszczeniem do wykonywania zadań i okresowo (przyjmuje się co najmniej rocznie).
Podstawa prawna: art. 52 ustawy AML
Dokumenty z identyfikacji klienta, analizy transakcji i korespondencji z GIIF przechowujemy 5 lat od końca relacji z klientem (z możliwością przedłużenia do 10 lat).
Podstawa prawna: art. 49 ustawy AML
Dla biura rachunkowego (poza sektorem finansowym) — do równowartości 1 000 000 EUR lub dwukrotności korzyści/unikniętej straty (kwota wyższa).
Podstawa prawna: art. 150 ustawy AML
Kierownik instytucji obowiązanej (np. wspólnik spółki, prezes zarządu) odpowiada za realizację obowiązków AML.
Podstawa prawna: art. 8 i art. 6 ustawy AML
W skrajnych przypadkach — cofnięcie zezwolenia lub zakaz pełnienia funkcji kierowniczych przez okres do 5 lat.
Podstawa prawna: art. 153 ustawy AML
Decyzja o nałożeniu kary publikowana w BIP GIIF — istotne ryzyko reputacyjne dla biura.
Podstawa prawna: art. 152 ustawy AML
Pełny przegląd procesów biura pod kątem AML; gotowy dokument ORI dostosowany do skali działalności.
Kompletny pakiet dokumentów (procedura AML, instrukcje, formularze KYC, rejestr beneficjentów) gotowy do wdrożenia.
Szkolenie e-learningowe 4h z certyfikatem dla każdego pracownika — spełnia wymóg art. 52 ustawy AML.
Wsparcie prawne podczas postępowania kontrolnego: przegląd dokumentacji, korespondencja, odwołania od decyzji.
Wyznaczamy zewnętrznego AMLRO dla biura — odpowiedzialnego pracownika ds. AML.
Najczęstsze pytania o obowiązki AML/CFT w Twojej branży. Pełen zestaw 238 pytań i odpowiedzi (z podstawą prawną) znajdziesz na osobnej stronie.
Tak. Obowiązek dotyczy każdego biura rachunkowego prowadzącego usługowo księgi rachunkowe, niezależnie od skali działalności i formy prawnej. Procedura musi być proporcjonalna do wielkości i ryzyka — małe biuro nie potrzebuje tak rozbudowanej dokumentacji jak duża spółka.
Podstawa prawna: art. 2 ust. 1 pkt 17 i art. 50 ustawy AML
W jednoosobowej działalności gospodarczej funkcję pełni właściciel. W spółkach — członek zarządu wyznaczony uchwałą lub pracownik kierowniczy. Można też skorzystać z outsourcingu AMLRO — odpowiedzialność prawna pozostaje jednak po stronie instytucji obowiązanej.
Podstawa prawna: art. 6 i art. 8 ustawy AML
Biuro rachunkowe nie ma obowiązku raportowania transakcji ponadprogowych (to dotyczy m.in. banków i SKOK-ów). Ma natomiast obowiązek zawiadomienia GIIF o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu — niezależnie od kwoty transakcji.
Podstawa prawna: art. 74 i art. 86 ustawy AML
5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. GIIF może przedłużyć ten okres do 10 lat, jeśli jest to konieczne dla celów postępowania.
Podstawa prawna: art. 49 ustawy AML
Tak — przy nawiązywaniu relacji ze spółką jako klientem biuro musi zweryfikować jej dane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych i porównać z informacjami uzyskanymi od klienta. Rozbieżności zgłaszamy do GIIF.
Podstawa prawna: art. 61a ustawy AML
Kara administracyjna do równowartości 1 000 000 EUR (lub dwukrotności korzyści/unikniętej straty — kwota wyższa), odpowiedzialność osobista członka zarządu, publikacja informacji o naruszeniu w BIP GIIF, w skrajnych przypadkach zakaz pełnienia funkcji kierowniczych.
Podstawa prawna: art. 150–153 ustawy AML
Tak. Szkolenie z zakresu obowiązków AML/CFT jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników wykonujących zadania ustawowe — przed dopuszczeniem do pracy i okresowo (przyjmuje się co najmniej raz do roku). Powinno być udokumentowane (lista uczestników, treść, certyfikat ukończenia).
Podstawa prawna: art. 52 ustawy AML
Sprawdzimy gdzie jesteś, co musisz zrobić i wycenimy wdrożenie. Bezpłatna 30-minutowa rozmowa z prawnikiem AML.